Devido à era digital e aos avanços da tecnologia, seus funcionários financeiros esperam que não precisem perder tempo com processos manuais em papel e copiar e colar dados em uma planilha do Excel.
Felizmente, os processos de financiamento podem ser automatizados para gerar faturas e gerenciar despesas.
Automação financeira evita atrasos e reduz a margem para erros. Processos de financiamento desatualizados são um insulto à experiência, visão e inteligência de um funcionário financeiro. Você precisa começar a pensar na automação das finanças empresariais, caso ainda não o tenha feito. Hoje, abordaremos as vantagens de automatizar as finanças e quais tarefas uma empresa pode automatizar para aliviar a carga extra de sua equipe financeira.
6 TAREFAS DE NEGÓCIOS FACILITADAS COM A AUTOMAÇÃO FINANCEIRA
CONTAS A RECEBER E FATURAMENTO
Ambos os processos são cruciais para qualquer tipo de negócio. Apenas um erro ou uma etapa perdida pode destruir o fluxo de receita e reduzir os lucros pela metade. A geração, rastreamento e emissão de faturas tradicionais são tarefas demoradas e tediosas. Para gerar faturas com precisão, várias equipes, como equipe de vendas, funcionários financeiros e representantes de atendimento ao cliente, precisam se unir para evitar atrasos e erros.
Especialistas afirmaram que o faturamento automatizado permite que as empresas recebam pagamentos mais rapidamente.
Os métodos de faturação tradicionais têm um período médio de espera de 72 dias. Não apenas isso, faturas não pagas nos Estados Unidos somam US$ 285 bilhões. Existe uma variedade de softwares que auxiliam na automação de contas a receber e geração de faturas. O software pode:
- Gerar faturas e emiti-las
- Conciliar faturas usando registros de entrega e vendas
- Envie lembretes aos clientes
CONTABILIDADE PRINCIPAL
Originalmente, as tarefas de contabilidade eram feitas manualmente, criando entradas para despesas ou receitas comerciais individuais. Todas as contas também deveriam ser computadas em intervalos regulares e o processo era bastante demorado. Os avanços tecnológicos não só permitiram escrituração para evoluir, mas também foi dividido em duas etapas principais:
- O Microsoft Excel aprimorou a conveniência e a velocidade com que as tarefas de contabilidade podem ser registradas. Isso também aumentou a capacidade de resposta, precisão e manutenção de contas em tempo real.
- O software de contabilidade dedicado simplificou a contabilidade, tornando-a compreensível, acessível e controlável.
Os softwares de contabilidade são constantemente atualizados com as melhores práticas para ajudar as equipes financeiras a automatizar todo o processo. Isso ajuda a economizar tempo, reduz erros e maximiza a eficiência e a consistência.
CONTAS A PAGAR
Cuidar do faturamento e boletos é uma tarefa, mas garantir que todas as contas e faturas comerciais sejam pagas em dia é outra. A parte triste é que executar essas tarefas manualmente leva muito tempo e pode aumentar a chance de erros que podem levar a grandes perdas.
A automação financeira entra e simplifica as etapas, reduz atrasos e evita gargalos. Tarefas como geração de faturas, registro de informações, registro de transações e envio de faturas às pessoas certas para aprovação são simplificadas. O software auxilia ainda mais esses processos digitalizando faturas, capturando dados e progredindo em tempo hábil.
A automação também economiza dinheiro da empresa ao:
- Garantir pagamentos pontuais ou descontos
- Reduzindo o tempo de processamento/envio
- recursos de pessoal
- Garantir um ótimo relacionamento com clientes, clientes e partes interessadas
FOLHA DE PAGAMENTO
Contracheques atrasados são uma maneira fácil de despistar os funcionários. Eles esperam receber pagamentos em tempo hábil e, quando não o fazem, podem não estar dispostos a trabalhar tanto. Como as folhas de pagamento são difíceis de lidar manualmente, esses cenários podem surgir com frequência.
Salários diferentes, aposentadoria, benefícios extras, direito a férias, bônus etc. tornam a folha de pagamento complexa.
Usar um software de contabilidade para automatizar uma folha de pagamento remove uma carga dos ombros de sua equipe financeira. Os funcionários ficam mais felizes porque são pagos em dia. Relatórios automatizados permitem que o financiar equipe para revisar, fazer alterações e verificar inconsistências facilmente. Não há necessidade de ir e voltar entre várias planilhas diferentes para avaliar os dados.
RELATÓRIO E CONFORMIDADE FISCAL
As empresas costumavam contar com especialistas financeiros para calcular as obrigações fiscais. Esses indivíduos também cobram uma boa quantia por seus serviços, pois o processo é desgastante, complexo e demorado. A automação dos requisitos fiscais erradica rapidamente todos esses incômodos e permite que os usuários calculem as taxas relevantes imposto para cada venda prontamente.
As empresas que vendem ou trabalham internacionalmente podem calcular facilmente os impostos aplicáveis em várias regiões. Isso permite que uma empresa não apenas economize tempo e energia, mas também a mantenha pronta para uma auditoria.
- O software de automação financeira combina dados de produtividade, análises, fluxo de trabalho e relatórios de conformidade examinando vários sistemas e interrogando todos os processos
- As equipes de gerenciamento de impostos podem deduzir rapidamente a situação de uma organização examinando o processo de envio
- Os riscos são calculados em tempo real
- Insights e outros dados podem ser usados para aumentar a eficiência operacional dos negócios
GERENCIAMENTO DE DESPESAS
Rastrear, gerenciar e registrar despesas comerciais não é apenas estressante de fazer manualmente, mas também custa muito. Uma série de etapas que levam ao cálculo preciso das despesas aumentam as chances de erro nos relatórios de despesas. Os gerentes e a equipe de financiamento podem ter que passar por todo o processo novamente, mesmo que um pequeno erro seja cometido.
As ferramentas integradas de gerenciamento de despesas não apenas automatizam todo o processo para aumentar a conveniência, mas também garantem que as despesas sejam pagas dentro dos prazos definidos. Um painel de despesas ajuda a economizar tempo ao exibir com precisão os gastos da empresa no final de cada mês.
VANTAGENS DO FINANCIAMENTO AUTOMATIZADO
Com uma variedade de excelentes ferramentas de contabilidade e automação financeira, não é surpresa que os processos de finanças empresariais tenham se tornado mais organizados e oportunos. As empresas podem aproveitar a precisão, eficiência e automação de dezenas de funções que antes eram executadas manualmente pelas equipes financeiras.
No entanto, mudar de manual para métodos automáticos não significa demitir completamente sua equipe financeira. Significa simplesmente que você precisará de menos pessoas, poderá economizar dinheiro e tarefas comerciais complexas serão simplificadas:
- Análise de variação, reconciliação de contas e outras tarefas tributárias são executadas em minutos por software automatizado, economizando tempo
- Relatórios mostraram que quase 80% das planilhas do Excel têm imprecisões que prejudicam os processos de negócios e os lucros
- Melhor consistência é alcançada quando a dupla entrada e a contagem por várias pessoas são erradicadas. Até mesmo o tamanho da equipe financeira é reduzido, o que significa menos trabalho manual, lacunas de dados e erros
- Dados em tempo real podem ser usados para relatar problemas e corrigir inconsistências antes que as coisas saiam do controle. As chances de perda são, portanto, facilmente erradicadas
- Embora a maioria das empresas confie nos membros da equipe financeira que contratam, a chance de fraude não pode ser facilmente eliminada. A automação evita fraudes e torna os processos de financiamento mais fáceis e seguros
NOTA FINAL
Com muitos benefícios, o software de automação financeira traz, sem dúvida, que todas as empresas precisam investir em um. Automatizar os processos de financiamento não apenas aumenta a precisão, a velocidade e os lucros, mas também o coloca em pé de igualdade com outras empresas que já se adaptaram às formas modernas de lidar com as despesas comerciais.
