A digitális kor és a technológiai fejlődés miatt a pénzügyi alkalmazottak elvárják, hogy ne kelljen időt vesztegetniük a kézi papírfolyamatokra, valamint az adatok Excel-lapra másolására és beillesztésére.
Szerencsére a finanszírozási folyamatok automatizálhatók a számlák generálására és a kiadások kezelésére.
Pénzügyi automatizálás megakadályozza a késéseket és csökkenti a hibahatárt. Az elavult finanszírozási folyamatok sértik a pénzügyi alkalmazottak szakértelmét, éleslátását és intelligenciáját. El kell kezdenie az üzletfinanszírozás automatizálásán gondolkodni, ha még nem tette meg. Ma áttekintjük a pénzügyek automatizálásának előnyeit és azt, hogy egy vállalkozás milyen feladatokat automatizálhat, hogy plusz terhet vegyen le a pénzügyi csapatáról.
6 ÜZLETI FELADAT, AMELYEKET A PÉNZÜGYI AUTOMATIZÁCIÓVAL KÖNNYEBB
SZÁMLÁK ÉS SZÁMLÁZÁS
Mindkét folyamat létfontosságú minden típusú vállalkozás számára. Csak egy hiba vagy egy kihagyott lépés tönkreteheti a bevételi forrást, és fele értékre fordíthatja a nyereséget. A hagyományos számlakészítés, nyomon követés és kiállítás hosszadalmas és fárasztó feladat. A számlák pontos generálásához több csapatnak, például az értékesítési csapatnak, a pénzügyi alkalmazottaknak és az ügyfélszolgálati képviselőknek össze kell fognia a késések és a hibák elkerülése érdekében.
A szakértők szerint az automatizált számlázás lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy gyorsabban kapják meg a kifizetéseket.
A hagyományos számlázási módok átlagos várakozási ideje 72 nap. Nem csak ezt, a kifizetetlen számlák összege az Egyesült Államokban 285 milliárd dollár. Számos szoftver segíti a követelések és a számlakészítés automatizálását. A szoftver képes:
- Számlák generálása és kiállítása
- Szállítási és értékesítési nyilvántartások segítségével egyeztetheti a számlákat
- Emlékeztetők küldése az ügyfeleknek
ALAPVETŐ KÖNYVVEZETÉS
Eredetileg a könyvelési feladatokat manuálisan végezték, az egyes üzleti kiadások vagy bevételek bejegyzéseivel. Az összes számlát rendszeres időközönként össze kellett volna számolni, és a folyamat meglehetősen időigényes volt. A technológiai fejlődés nemcsak lehetővé tette könyvelés fejlődni, de két fő szakaszra oszlik:
- A Microsoft Excel megnövelte a könyvelési feladatok naplózásának kényelmét és sebességét. Ez növelte a válaszkészséget, a pontosságot és a valós idejű számlavezetést is.
- A dedikált számviteli szoftver egyszerűsítette a könyvelést azáltal, hogy érthetővé, hozzáférhetővé és ellenőrizhetővé tette.
A számviteli szoftver folyamatosan frissül a legjobb gyakorlatokkal, így segítheti a pénzügyi csapatokat a teljes folyamat automatizálásában. Ez időt takarít meg, csökkenti a hibákat, és maximalizálja a hatékonyságot és a következetességet.
FIZETŐ SZÁMLÁK
A számlázás és a bizonylatok gondozása az egyik feladat, de egy másik feladat, hogy minden számla és üzleti számla időben kifizetésre kerüljön. A szomorú rész az, hogy ezeknek a feladatoknak a manuális végrehajtása sok időt vesz igénybe, és növelheti a hibák esélyét, amelyek súlyos veszteségekhez vezethetnek.
Bejön a pénzügyi automatizálás, és leegyszerűsíti a lépéseket, csökkenti a késéseket és megelőzi a szűk keresztmetszetek kialakulását. Az olyan feladatok, mint a számlakészítés, az információszámlálás, a tranzakciók rögzítése és a számlák jóváhagyásra a megfelelő személyeknek történő elküldése, egyszerűvé válnak. A szoftver tovább segíti ezeket a folyamatokat a számlák szkennelésével, adatok rögzítésével és időben történő előrehaladással.
Az automatizálás emellett üzleti pénzt takarít meg:
- Időben történő kifizetések vagy kedvezmények biztosítása
- A feldolgozási/postázási idő csökkentése
- Személyzeti erőforrások
- Kiváló kapcsolatok biztosítása ügyfelekkel, ügyfelekkel és érdekelt felekkel
BÉRSZÁMÍTÁS
A késedelmes fizetés egyszerű módja annak, hogy elbocsátsák az alkalmazottakat. Arra számítanak, hogy időben megkapják a kifizetéseket, és ha nem, előfordulhat, hogy nem lesznek hajlandóak olyan keményen dolgozni. Mivel a bérszámfejtést nehéz manuálisan kezelni, gyakran előfordulhatnak ilyen forgatókönyvek.
Különböző fizetések, járadék, béren kívüli juttatások, üdülési jogosultságok, prémiumok stb. bonyolítják a bérszámfejtést.
A számviteli szoftver használata a bérszámfejtés automatizálására leveszi a terhelést a pénzügyi csapat válláról. Az alkalmazottak boldogabbak maradnak, mivel időben megkapják a fizetésüket. Az automatizált jelentések lehetővé teszik a finanszíroz csapat, hogy könnyen felülvizsgálja, módosítsa, és ellenőrizze az ellentmondásokat. Az adatok értékeléséhez nem szükséges oda-vissza lépkedni több különböző lap között.
ADÓBEJELENTÉS ÉS MEGFELELÉS
A vállalkozások korábban pénzügyi szakértőkre támaszkodtak az adókötelezettségek kiszámításakor. Ezek a személyek szintén jó összeget kérnek szolgáltatásaikért, mivel a folyamat megterhelő, összetett és időigényes. Az adókötelezettségek automatizálása gyorsan felszámolja ezeket a kellemetlenségeket, és lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy kiszámítsák a relevánsakat adó minden eladáshoz azonnal.
A nemzetközi piacon értékesítő vagy dolgozó vállalkozások könnyen kiszámíthatják a különböző régiókban alkalmazandó adókat. Ez lehetővé teszi egy vállalkozás számára, hogy ne csak időt és energiát takarítson meg, hanem készen álljon az auditra.
- A pénzügyi automatizálási szoftver egyesíti a termelékenységi adatokat, az elemzéseket, a munkafolyamatokat és a megfelelőségi jelentéseket azáltal, hogy több rendszert megvizsgál és minden folyamatot lekérdez.
- Az adóigazgatási csapatok gyorsan következtethetnek a szervezet helyzetére a benyújtási folyamat áttekintésével
- A kockázatokat valós időben számítják ki
- A betekintések és egyéb adatok felhasználhatók a működési üzleti hatékonyság növelésére
KIADÁSGAZDÁLKODÁS
Az üzleti kiadások nyomon követése, kezelése és rögzítése nemcsak megterhelő manuálisan, hanem sokba is kerül. A költségek pontos kiszámításához vezető lépések sorozata növeli a hibalehetőségeket a költségjelentésekben. Előfordulhat, hogy a vezetőknek és a finanszírozási csapatnak újra át kell menniük a teljes folyamaton, még akkor is, ha kisebb hiba történik.
A beépített költségkezelési eszközök nemcsak automatizálják a teljes folyamatot a kényelem növelése érdekében, hanem gondoskodnak arról is, hogy a költségek a meghatározott határidőn belül megtörténjenek. A kiadási irányítópult időt takarít meg, miközben pontosan megjeleníti a vállalati kiadásokat minden hónap végén.
AZ AUTOMATIZÁLT FINANSZÍROZÁS ELŐNYEI
A kiváló számviteli és pénzügyi automatizálási eszközök sorával nem meglepő, hogy az üzleti pénzügyi folyamatok szervezettebbé és időszerűbbé váltak. A vállalkozások több tucat olyan funkció pontosságát, hatékonyságát és automatizálását élvezhetik, amelyeket korábban a pénzügyi csapatok végeztek manuálisan.
Azonban az automatikus módszerekre váltás a kézi módszerekről nem jelenti a pénzügyi csapat teljes kirúgását. Ez egyszerűen azt jelenti, hogy kevesebb személyre lesz szüksége, pénzt takaríthat meg, és az összetett üzleti feladatok egyszerűbbé válnak:
- Az eltéréselemzést, a számlaegyeztetést és egyéb adóztatási feladatokat automatizált szoftver percek alatt elvégzi, így időt takarít meg
- A jelentések azt mutatják, hogy majdnem 80% Az Excel-lapok olyan pontatlanságai vannak, amelyek károsítják az üzleti folyamatokat és a nyereséget
- Jobb konzisztencia érhető el, mivel a kettős bevitel és a több ember általi összeírás megszűnik. Még a pénzügyi csapat létszáma is csökken, ami kevesebb kézi munkát, adathiányt és hibákat jelent
- A valós idejű adatok felhasználhatók a problémák bejelentésére és a következetlenségek kijavítására, mielőtt a dolgok kicsúsznának a kezéből. A veszteség esélye ezért könnyen felszámolható
- Annak ellenére, hogy a legtöbb vállalkozás megbízik az általa felvett pénzügyi csapattagokban, a csalás esélyét nem lehet könnyen kiküszöbölni. Az automatizálás megakadályozza a csalásokat, és gördülékenyebbé és biztonságosabbá teszi a finanszírozási folyamatokat
VÉGJEGYZET
A pénzügyi automatizálási szoftver rengeteg előnnyel jár, kétségtelen, hogy minden vállalkozásnak be kell fektetnie egybe. A finanszírozási folyamatok automatizálása nemcsak a pontosságot, a gyorsaságot és a nyereséget növeli, hanem a többi vállalathoz is hasonló szintre állítja Önt, amelyek már alkalmazkodtak az üzleti kiadások modern kezelési módjaihoz.
