Bár a faxolás régi és analóg technológiának számít, vannak ilyenek 43 millió faxkészülékek, amelyeket világszerte használnak. A fax továbbra is kiváló kommunikációs módszer a vállalkozások között.
Annak ellenére, hogy más alkalmazások előtérbe kerültek, a fax megállta a helyét. Még most is megteheti fax küldése e-mailben. Az olyan iparágak, mint az ingatlan, a jogi, az egészségügy és a biztosítás, továbbra is használják a faxot.
Az internetes fax terjedése lehetővé tette ezeknek a vállalkozásoknak, hogy faxokat küldjenek és fogadjanak számítógép segítségével, méghozzá anélkül, hogy faxkészüléket kellett volna beszerezniük, ami minden bizonnyal növelheti működési és karbantartási költségeit.
Az alábbi egyszerű útmutató arról, hogyan küldhet faxot e-mailben:
1. KÉSZÍTS EL EGY ÚJ E-mailt
Manapság a legtöbb embernek van e-mail fiókja, és ez a szám napról napra nő. Az e-mail a többi üzenetküldő platformhoz képest hivatalos kommunikációs eszköznek számít.
2022-ben a naponta elküldött e-mailek száma a becslések szerint kb 333 milliárd. Ezért elengedhetetlen a faxok e-mailben történő küldése.
A fax e-mailben történő elküldéséhez be kell jelentkeznie e-mail fiókjába a kívánt böngészővel. A normál e-mail írásához hasonlóan új beszélgetés indításához kattintson a + jelre.
Ez a gomb az e-mail navigációs sáv tetején található.
Ezenkívül használja a keresősávot az e-mail fiókjával működő faxszolgáltatás megkereséséhez. A Myfax kompatibilis az olyan általános platformokkal, mint a Gmail, a Hotmail, a Yahoo és az Outlook, így egyszerűen küldjön faxot e-mailre a számítógépről.
2. ADJA FAXSZÁMNAK A „CÍM” E-MAIL OPCIÓT
A faxszolgáltatás telepítése után kattintson a kiegészítő ikonjára. Ezzel megnyílik egy kis oldalsáv ablak. A faxszolgáltatásnak egy üres mezője lesz a címzett faxszámának begépeléséhez. Győződjön meg róla, hogy helyesen adja meg a számot.
A címzetté faxszámra be kell lépnie a „Címzett” mezőbe. A faxszámnak a következőket kell tartalmaznia:
- Kezdje + jellel
- Az ország kódja
- Körzetszám
- Az elérni kívánt faxszám
Ezt a helyet pontos faxszámmal kell kitöltenie, és ügyeljen arra, hogy ne legyenek közöttük kötőjelek, szóközök és egyéb felesleges karakterek. Más e-mail fiókokat is felvehet a BCC és CC mezőkbe, hogy mások a pontos szöveget megkaphassák normál e-mailben.
3. ÍRJA MEG A TÁRGY SORÁT ÉS AZ E-MAILBAN
A faxhoz csatolnia kell egy fedőlapot. Ehhez írjon egy rövid tárgyat a tárgysorba. Az e-mail törzsében adja hozzá a fedőlapon megjeleníteni kívánt szöveget.
Ne feledje, hogy a fax fedőlapja megmondja a címzettnek, hogy mire számítson, és csak annyi információt tartalmaz, hogy az olvasó elolvassa a többi, esetleg csatolt dokumentumot.
Ezért ügyeljen arra, hogy rövid és pontos legyen, megfelelő üdvözlettel.
Valószínűleg a címzett faxkészüléke szabvány méretű papírra nyomtat. Annak érdekében, hogy az oldalak ne vesszenek el, minimalizálja az adatokat egyetlen oldalra, és használja az egyszerű betűtípust és a szabványos betűméretet, például 12-t.
4. CSATOLJA A DOKUMENTUMOKAT
E-mail-to-fax technológia csúcsminőségű, és a dokumentumokat ugyanúgy csatolhatja, mint a hagyományos e-mailekhez. Kattintson a csatolás ikonra. A fájlfeltöltés ablakban válassza ki a küldeni kívánt dokumentumokat. Jelölje ki őket, és válassza a megnyitást.
5. KÜLDJÖN AZ E-MAILÉRT
Miután minden részletet feltüntetett a faxon, kattintson a küldés gombra, akárcsak egy hagyományos e-mail esetében, és az üzenet faxként kerül elküldésre.
6. VÁRJA MEG A MEGERŐSÍTÉST VAGY HIBAÜZENETET
Az e-mail ablak bezárása előtt győződjön meg arról, hogy kap egy megerősítő e-mailt, amely értesíti a fax sikeres kézbesítéséről. Ez akár öt percig is eltarthat, ezért türelmesnek kell lennie, mielőtt másikat küldhet. Ha az átvitel sikertelen, hibaüzenetet kap. Ennek oka lehet, hogy a faxszám foglalt, nem érhető el, le van tiltva, vagy kívül esik a körzetszámon.
KÖVETKEZTETÉS
Kora ellenére a fax továbbra is az üzleti kommunikáció népszerű módja maradt. Több millió fax még mindig működik, és egyre többet vásárolnak. Ugyanakkor az e-mailek a modern üzleti tevékenység jelentős részévé váltak. Vállalkozások és magánszemélyek egyaránt használnak e-mailt. Szerencsére van egy híd e két világ között, amely lehetővé teszi, hogy vállalkozása hatékonyan kommunikáljon a fax- és e-mail-felhasználókkal. Ráadásul az internetes faxolás a okos pénzügyi lépés így pénzt takarít meg, mivel nem kell faxgépekbe fektetni. A fenti útmutató segítségével gyorsan és zökkenőmentesen küldhet faxot e-mailben.