Vaikka faksausta pidetään vanhana ja analogisena tekniikkana, on olemassa 43 euroa faksilaitteita, joita käytetään ympäri maailmaa. Faksi on edelleen erinomainen tapa kommunikoida yritysten välillä.
Huolimatta muiden sovellusten näkyvyydestä, faksi on pitänyt paikkansa. Nytkin voit lähetä faksi sähköpostitse. Toimialat, kuten kiinteistö-, laki-, terveydenhuolto ja vakuutus, käyttävät edelleen faksia.
Internet-faksien kasvu on antanut näille yrityksille mahdollisuuden lähettää ja vastaanottaa fakseja tietokoneella, jopa ilman faksilaitteiden hankintaa, mikä voi varmasti lisätä käyttö- ja ylläpitokulujasi.
Seuraavassa on yksinkertainen opas faksin lähettämiseen sähköpostitse:
1. VALMISTA UUSI SÄHKÖPOSTI
Useimmilla ihmisillä on nykyään sähköpostitilit, ja tämä määrä kasvaa joka päivä. Sähköpostia pidetään myös virallisena viestintävälineenä muihin viestinvälitysalustoihin verrattuna.
Vuonna 2022 sähköposteja lähetetään päivittäin noin 333 miljardia. Siksi kyky lähettää fakseja sähköpostitse on välttämätöntä.
Jos haluat lähettää faksin sähköpostitse, sinun on kirjauduttava sähköpostitilillesi haluamallasi selaimella. Kuten tavallisen sähköpostin kirjoittamisessa, aloita uusi keskustelu napsauttamalla +-merkkiä.
Löydät tämän painikkeen sähköpostisi navigointipalkin yläosasta.
Etsi myös sähköpostitilisi kanssa toimiva faksipalvelu hakupalkin avulla. Myfax on yhteensopiva yleisten alustojen, kuten Gmail, Hotmail, Yahoo ja Outlook, kanssa, joten voit helposti lähetä faksi sähköpostiin tietokoneesta.
2. ANNA FAKSINUMEROKSEKSI SÄHKÖPOSTI "TO" -VAIHTOEHTO
Kun olet asentanut faksipalvelun, napsauta sen lisäosan kuvaketta. Tämä avaa pienen sivupalkki-ikkunan. Faksipalvelussa on tyhjä kenttä vastaanottajan faksinumeron kirjoittamista varten. Varmista, että saat oikean numeron.
Vastaanottajan faksinumero pitäisi mennä Vastaanottaja-kenttään. Faksinumeron tulee sisältää seuraavat tiedot:
- Aloita +:lla
- Maakoodi
- Aluekoodi
- Faksinumero, jota yrität tavoittaa
Täytä tämä tila tarkalla faksinumerolla ja varmista, ettei välissä ole välilyöntejä, välilyöntejä tai muita tarpeettomia merkkejä. Voit myös lisätä muita sähköpostitilejä BCC- ja CC-kenttiin, jotta muut saavat tarkan tekstin tavallisessa sähköpostissa.
3. ANNA SÄHKÖPOSTIOON AIHE- JA TEKSTIKOHTA
Sinun on liitettävä faksiisi kansilehti. Kirjoita lyhyt aihe aiheriville. Lisää sähköpostin runkoon teksti, jonka haluat näkyvän kansilehdellä.
Muista, että faksisi kansilehti kertoo vastaanottajalle, mitä odottaa, ja se sisältää juuri tarpeeksi tietoa, jotta lukija voi lukea muut liittämäsi asiakirjat.
Varmista siis, että se on lyhyt ja tarkka asianmukaisella tervehdyksellä.
On mahdollista, että vastaanottajan faksilaite tulostaa vakiokokoiselle paperille. Minimoi tiedot yhdelle sivulle ja käytä tavallista kirjasinta ja vakiokirjasinkokoa, kuten 12, varmistaaksesi, että sivuja ei katoa.
4. LIITTÄ ASIAKIRJAT
Sähköpostista faksiin -tekniikka on huippuluokkaa, ja voit liittää asiakirjoja kuten tavallisiin sähköpostiviesteihin. Napsauta liitekuvaketta. Valitse lähetettävät asiakirjat tiedostojen latausikkunassa. Korosta ne ja valitse auki.
5. LÄHETÄ SÄHKÖPOSTI
Kun olet lisännyt kaikki tiedot faksiisi, napsauta lähetyspainiketta tavallisen sähköpostin tapaan, niin viestisi lähetetään faksina.
6. ODOTA VAHVISTUS- TAI VIRHEILMOITUSTA
Ennen kuin suljet sähköpostiikkunan, varmista, että saat vahvistussähköpostin, joka ilmoittaa faksisi onnistuneesta toimituksesta. Se voi kestää jopa viisi minuuttia, joten sinun on oltava kärsivällinen, ennen kuin voit lähettää uuden. Jos lähetys ei onnistu, saat virheilmoituksen. Tämä voi johtua siitä, että faksinumero on varattu, tavoittamaton, estetty tai suuntanumerosi ulkopuolella.
PÄÄTELMÄ
Iästään huolimatta faksi on edelleen suosittu yritysviestinnän menetelmä. Miljoonat faksit toimivat edelleen, ja lisää ostetaan. Samaan aikaan sähköposteista on tullut merkittävä osa nykyaikaista liiketoimintaa. Sekä yritykset että yksityishenkilöt käyttävät sähköpostia. Onneksi näiden kahden maailman välillä on silta, jonka avulla yrityksesi voi kommunikoida tehokkaasti faksin ja sähköpostin käyttäjien kanssa. Lisäksi Internet-faksaus on a älykäs taloudellinen liike Tämä säästää rahaa, koska sinun ei tarvitse investoida faksilaitteisiin. Yllä olevan oppaan avulla sinun pitäisi pystyä lähettämään faksi sähköpostitse nopeasti ja saumattomasti.